E-Mail Archivierung für KMU

Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Archiviert geschäftsrelevante E-Mails automatisch, manipulationssicher und gesetzeskonform – damit wichtige Informationen jederzeit verfügbar bleiben.

E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Geschäftsdokumenten eines Unternehmens.

Verträge, Offerten, Bestellungen, Kundenkommunikation oder technische Absprachen werden oft ausschliesslich per E-Mail geführt.

Mit einer professionellen E-Mail-Archivierung stellt ihr sicher, dass diese Informationen langfristig verfügbar, nachvollziehbar und revisionssicher gespeichert bleiben.

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Warum Unternehmen ihre E-Mails archivieren

Revisionssichere Aufbewahrung

Geschäftsrelevante E-Mails werden manipulationssicher archiviert und können auch Jahre später noch nachvollzogen werden.

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Je nach Branche und Dokumentationspflicht müssen geschäftsrelevante Informationen über mehrere Jahre aufbewahrt werden.

Eine professionelle Archivierung unterstützt bei der Einhaltung dieser Anforderungen.

Schnelles Finden statt langes Suchen

Archivierte E-Mails lassen sich über leistungsfähige Suchfunktionen schnell wiederfinden – unabhängig davon, ob Mitarbeitende noch im Unternehmen sind oder nicht.

Schutz vor versehentlichem Verlust

Gelöschte Postfächer, Benutzerfehler oder technische Probleme führen nicht automatisch zum Verlust wichtiger E-Mails.

E-Mails gehören zu den wichtigsten Geschäftsdokumenten

10 Jahre

Geschäftsunterlagen müssen in der Schweiz grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f) ¹

Über 300 Milliarden

E-Mails werden weltweit täglich versendet. ²

Zentrale Suche

Archivierte E-Mails bleiben unabhängig von Benutzerkonten verfügbar.

Manipulationssicher

Archivierte Nachrichten können nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
  • ¹ https://www.kmu.admin.ch/kmu/de/home/praktisches-wissen/finanzielles/buchhaltung-und-revision/elektronische-aufbewahrung-der-geschaeftsbuecher.html
  • ² https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2023/05/Email-Statistics-Report-2023-2027-Executive-Summary.pdf

Warum E-Mail-Archivierung?

Rechtssicherheit

Geschäftsrelevante Kommunikation bleibt nachvollziehbar dokumentiert und langfristig verfügbar.

Wissen erhalten

Wichtige Informationen verlassen das Unternehmen nicht mit einem Mitarbeiter.

Effizientere Suche

Anstatt alte PST-Dateien oder Postfächer zu durchsuchen, können Informationen zentral gefunden werden.

So erleben uns unsere Kunden

«Kompetent und lösungsorientiert.»

Seit Jahren ist ITeasy unser verlässlicher Partner in der IT-Welt. Sie haben nicht nur fundierte Kenntnisse in vielen Bereichen, sondern zeigen auch eine hohe Flexibilität, die sich in der Anpassung ihrer Lösungen an unsere spezifischen Bedürfnisse widerspiegelt. Ob es um den Digital Workspace mit CAD-Funktionalität geht, der unsere Arbeitsabläufe optimiert hat, oder um die Managed Firewall und WLAN-Lösungen, die eine konstante und sichere Verbindung garantieren – in jedem Aspekt fühlen wir uns von ITeasy verstanden und bestens betreut.

Ruedi Scherer Berater der Geschäftsleitung, Ernst Wieland AG

«Ein zuverlässiger und kompetenter Partner.»

Als Energieversorger haben wir den wichtigen Auftrag, die Versorgungssicherheit der Region zu gewährleisten. Dies geht nicht ohne zuverlässige und kompetente Dienstleister an unserer Seite. Mit ITeasy haben wir für die Betreuung und Weiterentwicklung unserer Citrix-Infrastruktur seit Jahren einen verlässlichen Partner, der sich durch hohe Fachkompetenz und Reaktionsbereitschaft auszeichnet. Die sehr gute Erreichbarkeit und das schnelle proaktive Handeln, beispielsweise beim Updaten nach Veröffentlichung von Software-Schwachstellen, runden das Bild von ITeasy als wertvollen und vertrauenswürdigen Partner ab. Wir freuen uns, auch in Zukunft auf die Expertise von ITeasy zählen zu können.

Hans Spörri Leiter ICT, IBB Energie AG

«Unkompliziert, schnell und sehr freundschaftlich.»

Mit ITeasy haben wir einen IT-Partner gefunden, der erreichbar ist, verständlich berät und Verantwortung übernimmt. Unsere Microsoft-365-Umgebung, die Datenablage, Backup und Security sind heute sauber organisiert. Besonders schätzen wir die persönliche Zusammenarbeit: Anliegen werden ernst genommen, schnell gelöst und pragmatisch umgesetzt. Für unsere Geschäftsstelle ist ITeasy eine externe IT-Abteilung, auf die wir uns im Alltag verlassen können.

Sarah Gredig Geschäftsstellenleiterin, SPEDLOGSWISS Nordwestschweiz

«Für uns fühlt sich ITeasy wie ein Teil unseres Teams an.»

Mit der Unterstützung durch ITeasy im operativen First Level Support konnten wir unsere interne IT spürbar entlasten und gleichzeitig die Stabilität und Qualität im Support verbessern.

Besonders schätzen wir die unkomplizierte Zusammenarbeit, die hohe Flexibilität sowie die Fähigkeit, sich rasch in bestehende Prozesse und Strukturen zu integrieren. Dadurch können wir uns intern wieder stärker auf Infrastruktur-, Security-, Produktions- sowie strategische Themen fokussieren.

David Mele IT-Leiter, Stanzwerk AG

«Endlich eine Lösung, die im Alltag funktioniert – und sauber dokumentiert ist.»

ITeasy hat unser Netzwerkprojekt sehr strukturiert und professionell umgesetzt. Besonders überzeugt haben uns die klare Planung, die saubere VLAN-/Sicherheitsstruktur und die transparente Dokumentation. Auch nach dem Projekt ist die Zusammenarbeit zuverlässig: Wartung, Updates und Anpassungen werden planbar erledigt – ohne Störungen im Schulbetrieb.

Anita Rüegg IT-Verantwortliche, Primarschule Greifensee

«Noch sicherer dank klarer Sicht auf unsere blinden Flecken.»

Als international tätiges Unternehmen in der Herstellung hochwertiger Couverturen sowie feinster Komponenten für das Konditorei-, Confiserie- und Süsswarengewerbe befand sich unsere IT-Sicherheit bereits auf einem soliden Niveau. Dennoch wollten wir sicherstellen, dass keine blinden Flecken übersehen werden. Das Cyber Security Assessment von ITeasy hat uns dabei hervorragend unterstützt: Im hektischen Tagesgeschäft übersehene Punkte wurden sichtbar gemacht. Besonders überzeugt hat uns die praxisnahe und klar verständliche Formulierung der Empfehlungen. So konnten wir gezielt Schwachstellen beheben und unsere Sicherheitsstandards weiter ausbauen.

Nicole Villiger Head of ICT, Max Felchlin AG

«Fachkompetenz und Praxisbezug vereint.»

Die Zusammenarbeit mit ITeasy war für uns bei der KPT eine äusserst positive Erfahrung. Im Rahmen der Konzeption der Data Leak Prevention auf Basis von Microsoft Purview hat ITeasy nicht nur mit tiefem Fachwissen, sondern auch mit einem hohen Mass an Flexibilität und Verständnis für unsere praxisbezogenen Anforderungen überzeugt. Besonders geschätzt haben wir die kollegiale Zusammenarbeit und die professionelle Herangehensweise, die es uns ermöglicht hat, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das optimal auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. ITeasy ist für uns ein verlässlicher Partner.

Walter Kunz Chief Information Security Officer, KPT

«Wertvolle Erkenntnisse für diverse Verbesserungen in unserer IT-Sicherheit.»

Als führender Anbieter im Bereich Parkplatzbewirtschaftung in der Schweiz ist IT-Sicherheit für uns von höchster Priorität. Das Cyber Security Assessment von ITeasy hat uns effizient aufgezeigt, wo wir bereits gut aufgestellt sind und wo wir Schwachstellen und Potential für Verbesserungen haben. Besonders beeindruckt hat uns die saubere Analyse und die praxisnahen Handlungsempfehlungen, die uns eine klare Roadmap zur Steigerung unserer Cybersicherheit liefern. Dank ITeasy verfügen wir nun über eine solide Grundlage, um unsere Sicherheitsstrategie gezielt weiterzuentwickeln und unsere IT-Systeme noch besser zu schützen.

Christian Montangero CFO, Digitalparking AG

«Digitalisierung, Effizienz, Partnerschaft.»

Wir haben dank ITeasy einen weiteren grossen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Ihre Lösungen, wie der Digital Workspace, der Managed Cyber Security Service und das Microsoft 365 Backup, haben unsere Effizienz gesteigert und unsere Arbeitsprozesse optimiert. ITeasy hat es uns ermöglicht, uns auf unsere Kernkompetenzen – das Baumanagement – zu konzentrieren und gleichzeitig modernste IT-Lösungen zu nutzen. Wir sind beeindruckt von ihrer Expertise und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Davide Rinaldi Inhaber, Rinaldi AG

«Ein IT-Partner, der mitdenkt und uns im Alltag wirklich entlastet.»

Mit ITeasy an unserer Seite haben wir einen verlässlichen IT-Partner gefunden. Ihre kompetente Beratung und der umfassende Support erleichtern uns den Umgang mit technischen Herausforderungen. In allen Bereichen unserer IT-Anforderungen fühlen wir uns gut beraten, was es uns ermöglicht, uns auf unsere Kernaufgaben zu konzentrieren. Das Team von ITeasy zeigt stets Verständnis für unsere individuellen Bedürfnisse und hilft uns dabei, unsere Arbeit effizienter und mit einem guten Gefühl zu erledigen.

Cédric Lässer Geschäftsleitung, LÄSSER Teppich- und Polsterreinigung AG

So führen wir eure E-Mail-Archivierung ein

Wir integrieren die Archivierung nahtlos in eure bestehende E-Mail-Umgebung und übernehmen die technische Umsetzung sowie den laufenden Betrieb.

  1. Analyse der Ausgangslage

    Wir prüfen eure bestehende E-Mail-Umgebung, rechtliche Anforderungen und Archivierungsziele.
  2. Einrichtung der Archivierung

    Die Archivierung wird eingerichtet und mit euren E-Mail-Systemen verbunden – beispielsweise Microsoft 365 oder Exchange.
  3. Journaling & Archivierung

    Neue E-Mails werden automatisch archiviert und revisionssicher gespeichert.
  4. Benutzerzugriff & Suche

    Mitarbeitende erhalten bei Bedarf komfortablen Zugriff auf das Archiv und leistungsfähige Suchfunktionen.
  5. Laufender Betrieb

    Wir überwachen die Lösung, unterstützen bei Anpassungen und sorgen für einen zuverlässigen Betrieb.

Was ihr euch wahrscheinlich gerade fragt

Kurz, ehrlich und ohne Fachchinesisch beantwortet

Warum brauche ich eine E-Mail-Archivierung?

Ein normales Postfach oder Backup ersetzt keine revisionssichere Archivierung. Eine Archivierung sorgt dafür, dass geschäftsrelevante E-Mails langfristig verfügbar und nachvollziehbar bleiben.

Reicht Microsoft 365 alleine aus?

Microsoft 365 bietet verschiedene Aufbewahrungsfunktionen. Ob diese eure Anforderungen erfüllen, hängt jedoch stark von eurer Situation, euren Compliance-Anforderungen und euren Prozessen ab.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

In der Schweiz gilt für viele geschäftsrelevante Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die konkreten Anforderungen hängen jedoch von Branche und Situation ab.

Können gelöschte E-Mails wiedergefunden werden?

Ja. Archivierte E-Mails bleiben auch dann verfügbar, wenn sie im ursprünglichen Postfach gelöscht wurden.

Funktioniert die Lösung mit Microsoft 365?

Ja. Microsoft 365 gehört zu den häufigsten Einsatzszenarien für professionelle E-Mail-Archivierung.

Wo werden die Daten gespeichert?

Je nach Lösung können die Daten auf unseren Servern in Schweizer Rechenzentren oder anderen definierten Speicherorten archiviert werden.

Asking Question 3 Streamline Illustration: https://streamlinehq.com

Sind eure geschäftsrelevanten E-Mails langfristig geschützt?

Viele Unternehmen verlassen sich auf ihr Postfach oder auf Backups – und stellen erst im Ernstfall fest, dass wichtige Informationen fehlen.

Lasst uns gemeinsam prüfen, welche Archivierungslösung zu euren Anforderungen passt.