OR Art. 957 ff.
Gemäss OR gilt für Unternehmen in der Schweiz die «Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung». Die dazugehörige Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) schreibt vor, dass Buchungsbelege, Geschäftsbücher, Geschäftsberichte und Revisionsberichte orgdnungsgemäss aufbewahrt werden müssen.
«Buchungsbelege»
Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. Dazu gehört jegliche Geschäftskorrespondenz (E-Mails, Briefe), E-Mail Anhänge, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Zahlungsbelege und vieles mehr.
10-25 Jahre
Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz besteht prinzipiell eine Aufbwahrungspflicht von 10 Jahren. Bei Korrespondenz zu Immobiliengeschäften gilt eine Vorgabe von 20 Jahren.
Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsleitung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen Strafen. Es folgen je nach Umstand steuerliche, konkursrechtliche oder zivilrechtliche Konsequenzen.
